Archivo General de Puerto Rico
El Archivo General de Puerto Rico es la entidad pública responsable de compilar, conservar y proveer acceso al patrimonio documental del país generado principalmente por las Ramas Legislativa, Judicial y Ejecutiva incluyendo los municipios, las corporaciones públicas, y la Oficina del Contralor de Puerto Rico. Asimismo, salvaguarda documentos creados por individuos e instituciones privadas que han incidido en el devenir social, político y cultural del país.
¡Un archivo no solo está compuesto por documentos en papel, sino que también conserva recursos en una amplia variedad de formatos como fotografías, audios, películas y recursos digitales!
Todos los días las agencias de gobierno crean miles de documentos, pero ¿cómo llegan al Archivo?
Son miles los documentos creados por las agencias gubernamentales, pero no todos requieren preservarse. Piensa en tu experiencia: ¿Qué guardas? ¿Le das igual importancia a un recibo de compra, a una foto, a una notificación bancaria o a un certificado de nacimiento? Probablemente no. Es posible que descartes más rápido la notificación y mantengas el recibo hasta que venza la garantía de la mercancía que compraste, pero, la foto y el certificado los conservas más tiempo porque los necesitarás, son evidencia de una gestión o tienen un significado o valor para ti.
¡Un archivo es un conjunto de documentos, sin importar su fecha, forma y material, acumulados por una persona o entidad durante su gestión y conservados para servir de información o testimonio. Si su valor lo justifica, se preservan para la posteridad como archivos históricos y patrimonio documental!
Relevancia social y función
El Archivo General desempeña un rol clave en el ecosistema de instituciones responsables delpatrimonio documental de Puerto Rico. En los documentos se encuentran datos, personas,eventos, hechos trascendentales y la evidencia de la toma de decisiones. Con su preservacióny acceso público se fomenta la transparencia y se garantiza la protección de los derechos y las libertades fundamentales del ser humano. Es a partir de ellos que se construyen nuestras memorias individuales y colectivas, y se promueve una continua reflexión sobre nuestra identidad nacional.
¡Solamente un 1% de todos los documentos que se producen se preserva para la posteridad!
Funciones del AGPR
Un archivo no es un almacén con documentos antiguos llenos de polvo, sino un lugar vivo que permite a todas las generaciones conocer de primera mano los eventos y personas que asistieron en la formación de nuestro presente. Para garantizar que nuestro patrimonio documental cumpla con su propósito, el Archivo General de Puerto Rico realiza una serie de tareas imprescindibles:
Evaluación y Selección
En la evaluación documental se seleccionan, mediante un análisis exhaustivo, los documentos vitales para la posteridad. Se toman en cuenta aspectos como quién los produjo, a quiénes iban dirigidos, la información que contienen y cómo reflejan la sociedad, los eventos, bienes y trámites de un momento determinado. En el análisis valorativo también se destacan procesos y decisiones, se adjudican responsabilidades y se resaltan datos sobre eventos trascendentales y/o cambios significativos. Con ello, se refuerza su importancia para comprender el contexto histórico de un tiempo específico. Por otro lado, algunos documentos pueden entenderse como cápsulas del tiempo. Por ejemplo, aquellos que son muestras de una tecnología, técnica o formato y los que cargan valor en sí mismos, más allá de la información que contienen.
Los documentos llegan al archivo principalmente por dos vías: (1) desde las entidades gubernamentales mediante listas de disposición, donde se establece su carácter histórico o como evidencia, según la Ley, (2) por compra o donación de personas o entidades privadas.
Preservación y Conservación
Los documentos, hechos de materia orgánica, se deterioran constantemente, por lo que el archivo implementa estrategias para prolongar su vida. En preservación se realiza limpieza en seco con brochas suaves y gomas para remover el polvo, los hongos y elementos oxidados, además de reemplazar cartapacios y cajas por materiales de calidad archivística. Las fotografías y audiovisuales se limpian con sopladores o paños sin pelusa y alcohol, según su estado. En conservación, se tratan objetos delicados con técnicas como lavado, neutralización del ácido (o desacidificación) para reducir la acidez que causa deterioro y fragilidad con el tiempo, encapsulación y reparaciones con papel japonés y metilcelulosa.
Otras estrategias importantes incluyen: el resguardo en depósitos climatizados, con temperatura y humedad relativa controlada, con baja exposición a la luz y los rayos ultravioleta, libres de plagas y contaminantes y protegidos contra incendios y filtraciones.
Organización y Descripción
Para que los documentos sean utilizables, deben estar organizados y descritos siguiendo los principios de procedencia y orden original. La procedencia asegura que los documentos de una entidad no se mezclen con otros, mientras que el orden original respeta la organización dada por sus creadores. Sin embargo, cuando estos se desconocen o no existen, se reorganizan de forma cronológica, alfabética u otra metodología contextual. En esta etapa se crean auxiliares descriptivos como listas, índices y catálogos que facilitan al usuario identificar al creador, periodos, organización y contenido.
La organización jerárquica en archivos agrupa documentos relacionados en un fondo o colección (respetando la procedencia), subdividiéndolos en series y subseries según su similitud o formato, lo que facilita la navegación y el acceso a la información.
Acceso y Difusión
Una vez descritos, los documentos llegan a su fase más importante: el acceso y uso por la comunidad. Cuando tengas el privilegio de interactuar con documentos históricos asegúrate de tener las manos limpias y secas; si vas a ver una fotografía, utiliza guantes. Evita ingerir alimentos o bebidas cerca de los documentos y siempre utiliza un lápiz para tomar notas. Saca los documentos con mucho cuidado de sus cajas y cartapacios y mantén el orden en que los encontraste. Ese orden es lo que permite contar la historia, un archivo a la vez. Por último, difunde la importancia del Archivo General y comparte con otras personas las maravillas que conservamos.
En ocasiones, hay documentos cuya condición es muy delicada y se encuentran “fuera de consulta”. Estos no pueden ser utilizados hasta que se estabilicen o se capture su contenido digitalmente, permitiendo así preservar el original para la posteridad
Historia de la institución
En el año 1898, al cesar la soberanía española en la Isla, los funcionarios del antiguo gobierno se llevaron la mayoría de los fondos documentales históricos existentes en el país. Lo que quedó fue remitido a la Biblioteca del Congreso en Washington, DC, siguiendo lo estipulado en el Tratado de París.
En 1903 la Legislatura insular aprobó una ley “para la colección y conservación de ciertos datos históricos de Puerto Rico”.
En 1913 se estableció la posición de Historiador Oficial de Puerto Rico con la función de “registrar, compilar y publicar todo lo sucedido y acontecimientos locales acaecidos en Puerto Rico de carácter político, científico, judicial, literario, religioso, legislativo, social y económico” y se nombró para las funciones a don Cayetano Coll y Toste.
En 1919 se aprobó la ley para la creación del archivo histórico de Puerto Rico. Esta legislación contemplaba la conservación de los documentos de la antigua Capitanía General de Puerto Rico, de otros organismos del estado y los de carácter histórico–político de la Audiencia Territorial del régimen español.
Más adelante, la Biblioteca del Congreso devuelve a Puerto Rico parte de la documentación traspasada en 1898, pero en 1926 un fuego consumió gran parte de los documentos que albergaba el archivo histórico de Puerto Rico.
Los documentos sobrevivientes, junto con los de Obras Públicas, la Audiencia Territorial, la Real Hacienda y Diputación Provincial, conformaron el cuerpo de documentación histórica existente en el país entre 1937 y 1950.
Para 1950, gran parte de los documentos históricos se encontraban en la Universidad de Puerto Rico o dispersos por el archipiélago.
El 8 de diciembre de 1955, la Legislatura de Puerto Rico aprobó la Ley Número 5, creando el Archivo General de Puerto Rico como entidad oficial para los documentos públicos de Puerto Rico y lo adscribió al Instituto de Cultura Puertorriqueña, también creado ese mismo año.
En 1956 se establece el Archivo General de Puerto Rico en el edificio #305 de la Calle San Francisco en Viejo San Juan.
En 1959, el Instituto adquirió la colección de Robert L. Junghanns, una de las colecciones privadas más importantes del País. Toda la documentación en manuscrito e impresa fue trasladada al Archivo General de Puerto Rico.
Los documentos que componían el archivo de música, el archivo de grabados, mapas y fotografías y el archivo de la palabra bajo el Instituto fueron transferidos al Archivo General de Puerto Rico para crear el Archivo de Música y Sonido, el Archivo de Fotografía y la Mapoteca.
En 1972 un movimiento nacional para el rescate de los documentos municipales resultó en la conservación de los documentos históricos previo a 1922 de 41 pueblos y la creación de cinco archivos históricos municipales: Caguas, Carolina, Mayagüez, Ponce y San Germán.
En 1973 el Archivo General de Puerto Rico se trasladó de su sede en la calle San Francisco a Puerta de Tierra, donde todavía se encuentra. Este importante evento facilitó la devolución al Gobierno de Puerto Rico de los documentos de la Capitanía General de (1797-1898) que se encontraban en la Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA) en Washington, DC.
En 1987 se reúne la primera Junta Asesora de Documentos Históricos del AGPR. Formaron parte de esta: Luis Manuel Rodríguez Morales (primer Archivero General y director del AGPR), la Dra. Aida Caro Costas, el Prof. Luis De la Rosa Martínez (exdirector del AGPR), Miguel Ángel Nieves (director del AGPR en ese momento), el Dr. Elías López Sobá (Director Ejecutivo del ICP en ese momento) y Richard Jacobs.
En 1987 la “Ley Notarial de Puerto Rico” dispuso el traslado de los protocolos notariales de más de 60 años al Archivo General de Puerto Rico convirtiéndose en el depositario oficial.
El 8 de octubre de 1992, con el apoyo del Senado de Puerto Rico, se inauguró el Archivo de Imágenes en Movimiento (AIM) como una unidad programática especializada para preservar el patrimonio audiovisual producido por la industria cinematográfica y televisiva de Puerto Rico. En 1995, el AIM logró su admisión como miembro pleno de la Federación Internacional de Archivos Fílmicos (FIAF).
En 2005 el Archivo General de Puerto Rico fue designado como la institución representante de Puerto Rico en el Consejo Intergubernamental de Archivos Iberoamericanos bajo el programa de cooperación Iberarchivos ya que, desde 1994 formaba parte del Censo Guía de Archivos de España e Iberoamérica.
Luego de dos décadas de investigación de los sucesos del Cerro Maravilla y la develación de la existencia de perfiles (carpetas) levantados ilegalmente por la policía, en el 2005 el Departamento de Justicia de Puerto Rico transfirió al Archivo General de Puerto Rico los archivos no reclamados que componen las carpetas de la policía, la documentación administrativa del funcionamiento de la unidad y proveyó acceso público a estos documentos por primera vez en el año 2015.
En 2022, el AGPR recibió la devolución de las actas del Cabildo de la Ciudad de San Juan Bautista correspondientes al periodo de 1722 a 1730. Estos documentos, cuya existencia era previamente desconocida se han convertido en los más valiosos y antiguos de la colección, representando un hallazgo de incalculable valor histórico y patrimonial.
Ese mismo año, el Archivo General retoma las labores iniciadas por Don Ricardo Alegría para “traer a Puerto Rico” los documentos que se encuentran en los Estados Unidos y España a través de proyectos en común de digitalización de patrimonio documental.
En 2024 se publica la plataforma “Colecciones Digitales del Archivo General de Puerto Rico” para brindar acceso al patrimonio documental digitalizado desde cualquier parte del mundo, marcando un hito en la historia institucional.
A la fecha, el Archivo General de Puerto Rico, alberga más de 90,000 pies cúbicos de documentos que datan de 1722 hasta el presente incluyendo: sobre 185,000 registros fotográficos, 4,000 títulos fílmicos y 2,000 videocintas, 15,000 partituras de sobre 700 compositores, más de 10,000 grabaciones sonoras, 800 títulos únicos de periódicos y miles de mapas y planos que documentan la vida cotidiana y los avances económicos, de infraestructura, políticos y culturales del país.
“Ne pereant” es una frase en latín que significa “Para que no perezcan” o “Que no se pierdan”. Este lema representa el propósito fundamental del archivo: proteger y conservar los documentos del país para que sean consultados por las generaciones presentes y futuras.
Patrimonio compartido
A diferencia de muchos países con un Archivo Nacional que contiene todo el patrimonio documental, Puerto Rico lo comparte principalmente con España y Estados Unidos debido a su historia colonial. En el caso de España, este patrimonio incluye también a los países latinoamericanos que, en su momento, fueron territorios de la Corona.
Un caso particular lo fue la Real Audiencia de Santo Domingo. En representación de los Reyes en América, este era el tribunal de la Corona española que fiscalizaba la labor de los gobernantes, las ejecutorias de la sociedad y los asuntos legales en las distintas jurisdicciones. Desde 1831 Puerto Rico fue parte de la Real Audiencia junto a Santo Domingo, Cuba y Venezuela. Hoy, gran parte de los documentos gestionados desde 1492 se encuentran en el Archivo General de Indias, el Archivo General de Simancas y el Archivo Histórico Nacional de España, aunque también están dispersos por otros archivos españoles, pues, a pesar de Puerto Rico ya no ser una colonia española, las relaciones entre ambos países persisten.
La gestión de un patrimonio compartido con Estados Unidos inició desde el Tratado de París en 1898, cuando España transfirió sus posesiones en Ultramar a raíz de la derrota que sufre en la Guerra Hispanoamericana. Es así como parte de los archivos conservados bajo la Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA, por sus siglas en inglés), en especial, los “Registros de la Oficina de los Territorios” relacionados con Puerto Rico, Cuba, Guam y las Filipinas se entremezclan con los de Alaska, Samoa, Hawái y las Islas Vírgenes. Estos documentos se concentran mayormente en los archivos ubicados en la capital, Washington DC, y Nueva York.
Muestra de las relaciones directas e indirectas de nuestro patrimonio compartido
Luego de la creación de la Constitución de Puerto Rico y del establecimiento del Estado Libre Asociado de Puerto Rico en 1952, los documentos se encuentran distribuidos en un sinnúmero de grupos documentales de las distintas agencias y oficinas que impactan la política pública, económica, militar y legal, entre otras áreas fundamentales para el País. Destacamos, por ejemplo, la Puerto Rico Reconstruction Administration (PRRA), la Puerto Rico Emergency Relief Administration (PRERA), el Departamento de Interior, el Work Projects Administration (WPA), la Guardia Costera de los Estados Unidos, el Tribunal de Distrito de los Estados Unidos, entre muchos otros.
Esfuerzos como la transcripción, la devolución parcial de archivos administrativos, la microfilmación y la digitalización han buscado unificar los archivos de Puerto Rico que se encuentran dispersos, con el fin de proveer acceso a una historia más amplia sobre nuestro desarrollo.
El Archivo General de Puerto Rico ha desarrollado acuerdos de colaboración con diversos municipios y entidades sin fines de lucro para compartir la responsabilidad sobre la conservación y acceso al patrimonio documental.
Municipios como Caguas, Carolina, Mayagüez Ponce y San Germán custodian la documentación pública histórica de sus pueblos.
De igual forma, según estipulado por Ley, los gobernadores salientes pueden seleccionar entidades públicas o privadas para custodiar los documentos de su mandato. Tales son los casos de los documentos de los Honorables Jesús T. Piñero, Luis Muñoz Marín, Roberto Sánchez Vilella, Luis A. Ferré, Rafael Hernández Colón, Pedro Rosselló, Sila María Calderón y Luis Fortuño, que se encuentran en entidades públicas o sin fines de lucro.
Aunque estos se están depositados físicamente en otros espacios, la documentación mantiene su carácter público y le pertenece al Archivo General, quien salvaguarda siempre su bienestar y permanencia para las generaciones futuras.
Archivos Históricos Municipales y Fundaciones de exgobernadores